Thiết lập mục tiêu - Bí quyết đi tới thành công

Mục tiêu và ước mơ không phải là những điều tầm thường. Chúng là nơi chứa đựng những món quà, niềm say mê và nghị lực sống. Cho dù đó là hành động trượt băng tại Thế vận hội, hát trong dàn đồng ca, tu sửa lại phòng tắm hay biểu diễn một vở hài kịch thì bạn cũng dễ dàng thành công khi mục tiêu được xác định một cách rõ ràng.

Để đạt được những thành quả mới bạn nên thực hiện theo các bước sau:

- Hãy biết mơ ước: Bạn muốn làm, muốn nhìn thấy, đạt tới và trải nghiệm những gì? Hãy nhìn rộng ra xung quanh trong khi bạn "hâm nóng" cuộc sống và những giá trị bản thân bao gồm cả sự nghiệp, sự khéo léo, những thành tích về thể chất, tài chính, học hành và những dịch vụ công cộng.

- Suy nghĩ nhiều hơn về những mục tiêu cá nhân: Bạn muốn cảm thấy như thế nào? Bạn có muốn có một gia đình? Sinh một đứa con khỏe mạnh? Bạn sẽ cưới người mình yêu nhất để cùng chung tay xây dựng cuộc sống? Bạn có muốn thay đổi suy nghĩ của mình hay cách cư xử với mọi người? Bạn có muốn phát triển một mối quan hệ nào không? Hãy thành thực!

- Cân nhắc và chọn những mục đích cần thiết cho đến khi chúng thể hiện được những điều bạn muốn.

- Đặt mục đích cho cuộc đời mình. Sau đó là kế hoạch cho 10 năm sau, 5 năm, 1 năm và cho 1 tháng tới kể từ bây giờ rồi thực hiện lần lượt theo mức độ ưu tiên.

- Chia từng mục tiêu lớn thành những nhiệm vụ cụ thể và thời hạn hoàn thành. Ví dụ, nếu là mục tiêu về tài chính phải xoá nợ trong vòng 2 năm, bạn phải quyết định để dành, tiêu ít hơn số tiền bạn kiếm được. Hãy tính thời gian hoàn thành và sắp xếp mức độ ưu tiên cho từng đầu việc nhỏ.

- Vạch kế hoạch cho cả những việc phải làm hàng ngày. Điều đó hỗ trợ bạn trong việc hoàn thành được mục tiêu trong cuộc sống. Bây giờ bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ, kết hợp với những việc khác trong danh mục đã liệt kê nếu thấy hợp lý và thực hiện chúng.

- Thường xuyên xem xét lại và sắp xếp lại mức độ ưu tiên khi bạn thấy cần thiết. Bạn phải thấy rằng mọi thứ có thể thay đổi theo thời gian hoặc một việc nào đó sẽ phải tạm thời dừng lại khi bạn làm những việc khác.

- Phải nghĩ rằng những mục tiêu sẽ ảnh hưởng đến những sở thích của bạn. Bạn sẽ phải kết hợp mọi việc với nhau. Nếu bạn có con, hãy sắp xếp kỹ lưỡng và cân nhắc lại mọi việc. Nếu như để thực hiện một việc mất nhiều thời gian và bạn chỉ có giải pháp là làm việc bán thời gian bạn hãy thuyết phục các thành viên trong gia đình giúp đỡ để mình có nhiều thời gian hơn. Bạn có thể sẽ rất ngạc nhiên về kết quả.

- Biến những kế hoạch của bạn thành hành động. Bạn đã thực hiện được gần như hoàn tất mục tiêu đặt ra.

Tập trung vào quá trình hành động và tự thưởng cho mình mỗi khi đạt được những gì bạn muốn, dù chỉ là một sự để tâm đến thành công đó.

Lời khuyên và cảnh báo

- Không đặt những mục đích đó lên quá cao và cũng cần thận trọng không nên coi thường chúng. Tập trung vào những mục tiêu có thể đạt được. Khi bạn hoàn thành 1 mục tiêu, bạn sẽ có động lực để đạt được những đích tiếp theo.

- Tự thưởng cho mình không chỉ là giải thưởng cho thứ đạt được mà đó còn là sự khuyến khích để bạn tiếp tục trên con đường đi chinh phục mục tiêu cuối cùng.

- Khi bạn viết ra được những mục tiêu của mình, hãy chú ý cách dùng từ. Thay vì viết "Tôi nên..." và "Tôi sẽ cố gắng...", bạn hãy nhấn mạnh bằng câu "Tôi sẽ...".

- Nếu bạn gặp khó khăn khi thực hiện một mục tiêu nào đó, hãy tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của nó. Bạn nên học hỏi kinh nghiệm và sắp xếp lại mức độ ưu tiên giữa các mục tiêu hoặc nếu thấy quá sức, bạn hãy chuyển sang một mục tiêu khác.

- Chú ý khi đặt mục tiêu cho mình, bởi kết quả sẽ ảnh hưởng đến những người kỳ vọng vào bạn như bố mẹ, sếp hoặc những người có ý nghĩa đối với bạn. MT
Theo Ehow

Kế hoạch 100 ngày

Bản kế hoạch 100 ngày làm việc đầu tiên sẽ rất cần thiết cho những người bắt đầu một công việc mới.
Nếu kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, nó sẽ tạo ra những tác động mạnh mẽ bất ngờ.

Khi Rebecca Paddock chuyển từ công việc của một kỹ sư kiểm định sang kỹ sư hệ thống, cô đã chuẩn bị rất kỹ lưỡng. Paddock lấy ý tưởng từ kế hoạch 100 ngày làm việc đầu tiên của các tổng thống Mỹ mới nhậm chức để lập cho mình một danh sách công việc phải làm.

“Tôi đã viết kế hoạch tổng thể với các bước thực hiện bắt đầu từ công việc chuẩn bị phỏng vấn. Đến khi được tuyển dụng, tôi tiếp tục triển khai kế hoạch này một cách chi tiết hơn”, Paddock - người hiện là giám đốc dự án ở công ty Plano có trụ sở ở bang Texas (Mỹ) và là người chịu trách nhiệm về dự án Six Sigma ở Raytheon Co. - cho biết.

Thực ra, không phải chỉ những tổng thống Mỹ mới cần vạch ra một kế hoạch 100 ngày đầu của mình ở Nhà Trắng mà tất cả những ai khi bắt đầu một công việc mới đều phải có một danh sách các mục tiêu cần đạt được trong những tháng làm việc đầu tiên. Nhiều người chọn kế hoạch ba tháng (90 ngày) hay ba tháng và mười ngày (100 ngày) nhưng đều phải dựa trên năm nguyên tắc chính sau đây.

1. Đánh giá tình hình

Thông thường, các ông chủ muốn nhân viên mới mang lại điều gì đó mới mẻ và có giá trị cho công ty. Nếu hoạt động có liên quan đến công nghệ thông tin của công ty đang vận hành tốt, các ông chủ muốn nhân viên mới giúp công ty tăng tốc để tiến về phía trước. Ngược lại, nếu có điều gì đó không ổn, họ muốn nhân viên mới nhanh chóng khắc phục.

Theo kinh nghiệm của Sue Leboza, Phó chủ tịch phụ trách công nghệ thông tin cho nhóm dược phẩm của công ty Abbott Laboratories, nhân viên mới cần xác định các nhu cầu của công ty rõ ràng khi quyết định “nhập gia”. Leboza nói: “Nếu bạn không hỏi hoặc không biết các yêu cầu này, bạn sẽ không đánh giá được tình hình và không tránh khỏi chuyện làm sai trong 100 ngày đầu tiên làm việc”.

Một trong những cách để thẩm định tình hình là trò chuyện, bàn bạc với đồng nghiệp, thành viên trong nhóm làm việc, các cố vấn và những người muốn giúp bạn.

2. Soi gương để biết mình

Bạn cần biết cách thức sếp đánh giá kết quả làm việc của bạn sau vài tháng công tác. Trong quyển sách về kế hoạch làm việc trong ba tháng đầu tiên (The First 90-Days: Critical success strategies for new leaders at all level), tác giả Michael D. Watkins, đồng sáng lập công ty Genesis Advisers LLC, khuyên rằng để biết được điều đó bạn sẽ phải kết hợp hai hình thức hỏi và quan sát.

Và ngay cả trong những câu trả lời thẳng thắn nhất có thể sếp cũng để lại vài điều không muốn hoặc không tiện nói ra. Vì vậy, bạn có thể hỏi sếp về một gương mặt mới nổi của công ty và tìm hiểu xem điều gì đã giúp người đó gặt hái sự thành công”, Watkins nói.

3. Tạo dựng niềm tin

Thành công của bất kỳ ai, ở vị trí nào cũng có sự góp sức của đồng nghiệp và các cố vấn. Nhưng để đạt thành tựu nào đó, bạn cần nhận diện những cá nhân sẽ có những ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến khả năng hoàn tất công việc của bạn. Caela Farren, người sáng lập và là Giám đốc điều hành của Mastery Work Inc., một công ty chuyên về tư vấn nghề nghiệp, quản lý nhân lực ở Falls Church (Mỹ), nói rằng điều này rất quan trọng đối với nhân viên ngành công nghệ thông tin vì không phải chỉ làm hài lòng các cố vấn mà còn các nhân viên khác trong mạng lưới làm việc ở công ty.

Còn Matt Harzman, Phó chủ tịch IS của College of American Pathologists, bang Illinois (Mỹ) kể lại khi mới chuyển từ công việc hỗ trợ kỹ thuật cho bộ phận bán hàng của một nhà cung cấp máy tính sang làm quản lý đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật bán hàng, ông cũng xây dựng một kế hoạch gọi là gặp gỡ những người bán hàng.

“Suốt ba tháng đầu tiên ở vị trí mới, tôi dồn sức cho kế hoạch xây dựng niềm tin giữa các thành viên trong đội ngũ bán hàng, hỗ trợ kỹ thuật. Rồi đến lượt họ truyền niềm tin đó vào mối quan hệ khách hàng thân thiết của công ty,” Hartzman tâm sự.

4. Hiểu văn hóa công ty

Khéo léo tìm hiểu văn hóa, quy định, nội quy của công ty là việc nhân viên mới cần ưu tiên thực hiện. Cathie Kozil, Phó chủ tịch phụ trách công nghệ thông tin của Motorola Inc., cho biết hồi mới vào làm cô nghĩ rằng Motorola là một công ty về công nghệ cao nên hẳn có những quy trình làm việc giống như ở công ty cũ nên cứ cắm cúi làm việc mà không tìm hiểu.

Phải mất đến cả tháng sau đó, Kozil mới nhận ra sự khác biệt. Mặc dù chuyện xảy ra không gây rắc rối cho Kozil, nhưng cô thừa nhận nó đã tác động mạnh đến suy nghĩ của cô. Sau đó, Kozil đã gạt bỏ những giả định mà trước đó cô cho rằng đúng, không cần bàn luận và chú ý hơn vào những tôn chỉ mục đích hoạt động của công ty.

5. Về đích sớm

Mọi người sẽ “phán quyết” bạn từ khởi đầu công việc, vì vậy ngoài chuyện lập kế hoạch, bạn phải đưa ra thời gian biểu thực hiện và quyết liệt đeo bám tiến độ thực hiện công việc. Một cách để đạt mục tiêu này là tự treo giải về đích sớm cho chính mình. Paddock nói rằng bằng cách tự gây áp lực cho mình để đeo bám công việc, rút ngắn thời gian thực hiện, cô đã hoàn thành kế hoạch 100 ngày với một tác động không ngờ tới.

“Ông chủ của bạn sẽ hiểu bạn làm việc như thế nào qua kế hoạch làm việc đã hoàn thành, đồng thời ông cũng sẽ phát hiện ra những nhân viên nào còn thời gian rỗi và chỉ làm những việc dễ dàng,” Paddock tâm sự.
Phương Anh (Computerworld/TBKTSG)

Tổ chức công việc

Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau?

Bạn đang mắc căn bệnh điển hình của các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể là phương pháp trị liệu căn bệnh nan y đó.

Nhiều người dùng rất nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn… Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc - lên thư viện, đi làm, đi học thêm, gối đầu giường khi ngủ và ngay cả trong toa-lét (riêng khả năng cơ động này sổ và bút cũng đã hơn đứt laptop). Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó, mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

Rèn luyện óc tổ chức

Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.

Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính

Người ta gọi màn hình máy tính là desktop (mặt bàn). Nhiệm vụ của bạn là phải bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện, bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay. Và cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách rất hiệu quả.

Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.

Sắp xếp bàn làm việc

Phần trên là bạn đã sắp xếp bàn làm việc ảo. Bây giờ sẽ sắp xếp mặt bàn làm việc thật.

Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc

Có bốn phương pháp cơ bản:

- Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3).

- Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

- Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

- Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.

Ngày thứ sáu sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần. Mỗi tuần, bạn chỉ mất khoảng 30 phút nhưng bàn làm việc của bạn sẽ sáng sủa hẳn. Năng suất lao động của bạn sẽ tăng lên rất nhiều.

Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không? Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác cho gọn.

Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc

Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối.

Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.

Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao

Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt.

Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.
Điện thoại di động chỉ có ích khi coi nó là phương tiên liên lạc nhưng nhiều người liên tục thay đổi điện thoại cho hợp mốt. Như vậy máy móc không phải để phục vụ con người mà con người trở thành nô lệ của máy móc.

Xác định được việc gì là việc quan trọng

Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Tất cả các cán bộ quản lý từ quản lý 2-3 người cho đến nguyên thủ quốc gia có giỏi hay không chỉ phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt.
Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.

Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Điều đó luôn giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực.

Theo Kết Nối Sự Nghiệp

Nghệ thuật nói "không"

Trước lời yêu cầu của người khác, không phải lúc nào bạn cũng có thể nói "có", chấp nhận lời đề nghị ngay được. Tuy vậy, bạn cũng rất băn khoăn không biết nên từ chối thế nào cho thật “dễ nghe” hoặc chí ít chỉ là tạm thời trì hoãn lời đề nghị, không làm ảnh hưởng tới mối quan hệ tốt đẹp đã có giữa hai người.

Dưới đây là một số những cụm từ bạn có thể sử dụng để nói “không” một cách tự nhiên, tự nhiên như khi bạn nói "có" vậy. Tuy vậy, để những cụm từ này mang lại hiệu quả như mong muốn, hãy nhớ rằng nét mặt và ngữ điệu của bạn cũng phải phù hợp với lời bạn nói ra.

“Không” hay “Không, cảm ơn”

Từ đơn giản nhất để tạo một điểm dừng là "không". Đó là một từ của quyền lực thuần túy. Đôi khi bắt đầu câu nói bằng từ "không" sẽ rất hữu ích, mang quyền lực trở lại trong lời nói của chúng ta, làm cho lời nói có trọng lượng hơn. “Không! Mẹ chỉ muốn con ăn những gì tốt cho sức khỏe, vì thế con không được phép ăn kem trước bữa tối” - đó là lời đầy quyền uy mà người mẹ nói với con mình. Từ "không" đã mang nghĩa thật rõ ràng và thẳng thắn.

Từ chối một cách thẳng thắn cũng có ưu thế của nó nhưng tốt hơn hết là hãy biểu lộ ý một cách trang nhã. Trong một cuốn phim thời sự kể về Mahatma Gandhi, có đoạn kể về chuyến thăm và nói chuyện hòa bình của ông với người dân Anh, chúng ta thấy những phóng viên hăm hở phỏng vấn ông, đưa micro về phía ông, nhưng ông chỉ đáp lời một cách đơn giản: “Tôi nghĩ là không” và tiếp tục bước đi, mỉm cười.

Thêm một lời cảm ơn vào câu nói "không" sẽ thể hiện lòng tôn trọng và sự quan tâm dành cho mối quan hệ. Từ "không" mang nghĩa bảo vệ quyền uy và từ cảm ơn thể hiện mối liên hệ với sự quan tâm. Một câu nói đơn giản, đầy quyền uy và được đánh giá cao “Không, cảm ơn” là đủ để thể hiện lời khước từ của bạn. Nếu bạn đang cảm thấy tốn thời gian với những nhân viên marketing qua điện thoại phớt lờ hoàn toàn lời đáp ban đầu "Không, cảm ơn" của bạn, thì bạn có thể nói: “Bây giờ tôi đang nói Không. Cảm ơn! Tạm biệt”.

“Tôi có một nguyên tắc”

Có một cách đầy quyền lực để tạo dựng khung giới hạn đó là cách nói về một chính sách của riêng bạn. Ví dụ như: “Tôi có một nguyên tắc là không bao giờ cho bạn bè vay tiền mà không nói rõ là khi nào trả”, hoặc “Tôi không bao giờ đáp lời những cuộc gọi điện thoại nài xin, khẩn khoản”.

Khi bạn nói rằng bạn có một nguyên tắc, có nghĩa là bạn đang muốn nhấn mạnh rằng từ "không" của bạn không phải là một thông điệp “dùng một lần”, mà là một thói quen, một lối sống của riêng bạn, bạn đã phải đầu tư suy nghĩ nhiều cho nguyên tắc này. Đó là một dấu hiệu thể hiện sự kiên quyết, một dấu hiệu cho thấy bạn sẽ không thay đổi quyết định. Tất nhiên, cụm từ này chỉ có tác dụng khi đó thực sự là nguyên tắc của bạn và là thứ gì đó bạn đã dành nhiều thời gian để suy nghĩ.

Tạo dựng khung giới hạn như một nguyên tắc cũng có lợi là để những người khác biết rằng từ "không" của bạn không hề có ý cá nhân và nó còn thể hiện ý tích cực. Bạn nói "không" với họ cũng đơn giản như bạn nói "có" với những nguyên lý và giá trị bạn đã lựa chọn. Tóm lại, nói “Tôi có một nguyên tắc” khẳng định mối quan tâm của bạn, làm tăng thêm quyền uy và làm cho quyết định khước từ không còn thể hiện chỉ là ý kiến cá nhân tức thời nữa.

Hãy xem xét ví dụ sau đây. Đó là câu chuyện về một nhà máy dệt luôn trong tình trạng hối hả, gấp gáp trước các yêu cầu đặt hàng của khách. Qua nhiều năm, công ty giải quyết tình trạng này bằng cách tự điều chỉnh kế hoạch cho “hợp lý”. Khi có một khách hàng nào đó bắt đầu tức giận vì đơn hàng bị đình trệ, nhà sản xuất sẽ giải quyết bằng cách “leo thang - chen ngang” – có nghĩa là sẽ làm gấp riêng đơn hàng đó và tạm ngưng tất cả các đơn hàng khác lại.

Hậu quả là một hệ thống làm việc không có tổ chức và luôn vấp phải sự không hài lòng nói chung của tất cả các khách hàng. Cuối cùng, sau nhiều lần quá mệt mỏi với tính trạng này, ban lãnh đạo công ty quyết định cần phải đối mặt với thực tế vấn đề và thuê một đội chuyên gia tư vấn tìm ra giải pháp xây dựng một hệ thống sản xuất làm việc đúng thời hạn. Để hệ thống đi vào hoạt động có hiệu quả, họ đưa ra một chính sách mới cho tất cả các khác hàng: không "leo thang - chen ngang". Họ thông báo về chính sách mới và làm đúng theo chủ trương chính sách đề ra bất luận các phản hồi khác nhau từ phía khách hàng.

Kết quả cuối cùng là gì? Chính sách không leo thang đã giúp nhà máy giảm thiểu tối đa sự chồng chéo trong cách quản lý đơn hàng và vì vậy cho phép công ty có thể hoàn thành các đơn hàng chỉ trong vòng 2 tuần thay vì 6 tuần như trước đây. Giờ đây, có rất ít sự trì hoãn xảy ra trong các đơn đặt hàng và công ty không cần phải dùng tới biện pháp “leo thang - chen ngang” tạm thời như trước đây nữa - chính sách đã đem lại lợi ích cho tất cả mọi người, cả công ty và khách hàng.

(Theo lanhdao)

Bí quyết tự lãnh đạo

Mới đây, Giáo sư Sherie Olmstead, đến từ Học viện UBI, Bỉ, lần đầu tiên có mặt ở TPHCM, đã trao đổi về khả năng tự lãnh đạo và những bí quyết để rèn luyện khả năng này với một số doanh nhân trẻ. Sau đây là bài lược ghi cuộc trao đổi này nhằm giúp thêm thông tin cho các bạn sắp khởi nghiệp.
Mỗi người trong chúng ta đều là nhà lãnh đạo, theo bà Sherie Olmstead. Thật vậy, bạn có thể đang lãnh đạo một doanh nghiệp, hoặc chỉ lãnh đạo gia đình hay thậm chí chỉ lãnh đạo bản thân mình. Dù ở vị trí nào, yêu cầu đặt ra với một nhà lãnh đạo là khả năng tự lãnh đạo. Và điều quan trọng là mọi người đều có khả năng này nhưng để phát huy hiệu quả của nó thì không phải ai cũng làm được.

Với một cái danh thiếp và một cây kéo, bạn có nghĩ là mình có thể cắt được một cái lỗ đủ rộng để tròng qua được đầu mình? Phần lớn câu trả lời đều cho là “không thể”. Nhưng chỉ trong vài phút, bà Sherie Olmstead đã biến tấm danh thiếp thành một cái vòng giấy vừa với cỡ đầu của một anh bạn doanh nhân trẻ. Như vậy vấn đề ở đây là có thể sử dụng kiểu cắt zig zag trong môn học thủ công để thực hiện yêu cầu đặt ra chứ không hẳn là cắt ngay một hình tròn.

Qua sự việc này cho thấy câu trả lời “không thể” là do chúng ta bị phụ thuộc vào những giả định trong quá khứ . Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường giả định rất nhiều việc, điều này vô hình trung tạo ra một quán tính và đôi khi làm hạn chế khả năng sáng tạo của mỗi người. Để vượt qua cái ngưỡng tâm lý này, theo bà Sherie Olmstead, người có khả năng tự lãnh đạo phải luôn biết đặt câu hỏi và tìm ra giải pháp cho vấn đề. Đây cũng là một trong ba bí quyết để nâng cao khả năng tự lãnh đạo của mỗi người.

Bí quyết thứ hai, theo bà Olmstead, là việc tận dụng quyền lực trong mỗi con người. Trong quản trị doanh nghiệp, có năm loại quyền lực mà mỗi người đều có thể có, hoặc cả năm hoặc chỉ là một trong số đó, và quan trọng hơn là cách chúng ta sử dụng nó như thế nào.

Năm loại quyền lực đó là quyền lực đến từ chức vụ (position power); đến từ nhiệm vụ (task power); từ kiến thức (knowlegde power); từ mối quan hệ (relationship power); và quyền lực cá nhân (personal power). “Nếu chúng ta sử dụng hết quyền lực của mình để phát triển bản thân cũng như giúp những người khác trong công ty thì chính là chúng ta đang rèn luyện khả năng tự lãnh đạo”, bà Olmstead nói.

Thật ra việc rèn luyện này là cả một quá trình, vì vậy chúng ta nên liệt kê những điểm mạnh, điểm yếu của riêng mình rồi tự đặt ra những cam kết và phải có quyết tâm để thực hiện những cam kết đó cũng như các mục tiêu đã đặt ra.

Chẳng hạn như bạn muốn cải tổ việc điều hành công ty, bạn phải biết mình muốn đạt đến điều gì và bạn có đủ năng lực và quyết tâm để làm điều đó không? Sau khi đã xác định được mục tiêu công việc, nếu bạn không đủ năng lực thực hiện tất yếu bạn phải cần sự hướng dẫn. Còn nếu bạn không đủ quyết tâm để làm thì bạn cần sự hỗ trợ. Trong quá trình thực hiện, tùy từng giai đoạn mà sự hướng dẫn và sự hỗ trợ sẽ tăng hoặc giảm theo nhu cầu của bạn (chứ không theo sự giả định).

Có thể nói hai bí quyết đầu tiên để rèn luyện khả năng tự lãnh đạo liên quan đến “nội lực” hơn là “ngoại lực”. Vậy bí quyết thứ ba là gì?

Ở cơ quan, hay trong một doanh nghiệp, chắc có lần bạn đã từng chứng kiến cảnh một nữ nhân viên phải khóc trong một cuộc họp về chuyên môn, vậy bạn có cho rằng khóc là biểu hiện của sự yếu đuối? Dưới góc nhìn của một nhà quản trị như bà Olmstead, “hiện tượng khóc” cần được nhìn nhận như là một nhu cầu về sự lắng nghe, cảm thông hơn là biểu hiện của sự yếu đuối. Bà Sherie Olmstead lý giải: khi đó nhu cầu hợp tác phát sinh và người lãnh đạo phải làm sao để nhân viên bộc lộ điều mà họ muốn. Như vậy, nhà lãnh đạo đã phát huy tốt quyền lực đến từ mối quan hệ để giải quyết công việc thay vì sử dụng quyền lực đến từ chức vụ thường dễ dẫn đến những tác động tiêu cực trong trường hợp này.

Theo bà Olmstead, một nhà lãnh đạo nếu biết kêu gọi sự hợp tác, khuyến khích nhân viên trao đổi về mục tiêu công việc của cơ quan thì khả năng thành công của doanh nghiệp cũng như của từng thành viên trong đó cũng sẽ cao hơn.

Tóm lại, với bà Sherie Olmstead, một nhà giáo đồng thời cũng là nhà tư vấn, khả năng lãnh đạo không phải là yếu tố bẩm sinh và để trở thành nhà lãnh đạo đòi hỏi phải có quá trình rèn luyện, đặc biệt là rèn luyện khả năng tự lãnh đạo.




Nguồn : theo TBKTSG

Bạn đang tự cản đường mình?

Nhiều khi công việc không thuận lợi không phải là do người khác mưu mô hãm hại bạn mà chính bản thân bạn đang tự gây khó dễ cho mình bởi những lỗi cơ bản.
Chần chừ
Chần chừ khác với kiên nhẫn, vì vậy rất nhiều người cứ tưởng rằng mình đang vào vai kiên nhẫn rất thành công. Điểm khác nhau cơ bản là chần chừ chỉ mang tới hậu quả chứ không có hiệu quả.
Thử trả lời một câu hỏi, theo bạn thì “phút cuối” của một dự án là vào lúc nào? Đêm trước ngày deadline không phải là “phút cuối” để bạn hoàn thành một bản thuyết trì40 trang trước các nhà đầu tư hay chuẩn bị cho một bộ hồ sơ hoạch định chiến lược trình bày trước ban giám đốc.
Trong các trường hợp này thì “phút cuối” có thể phải cách deadline một tháng! Nghe thì có vẻ như chúng ta đang quan trọng hóa vấn đề nhưng việc chuẩn bị cho một dự án lớn yêu cầu rất nhiều công việc phối hợp thực hiện cùng lúc.
Không phải công việc nào cũng có thể được hoàn thành nhanh gọn trong một đêm trước deadline và vì thế cần phải xác định rõ được tính chất từng công việc để tính toán thời gian sao cho hợp lý.
Những người hay chần chừ tự cho phép bản thân mình ngồi chơi không, rung đùi hoặc ngủ ngon lành khi những người khác bắt tay vào việc từ lâu.
Và khi họ bắt tay vào làm thì đã tới giai đoạn cuối của dự án, có rất nhiều việc chồng chất và bắt đầu có một vài công việc liên quan tới dự án khác. Vậy là không chỉ dự án của họ gặp trở ngại mà cả những dự án liên quan cũng chững lại theo.
Đấy là chưa kể tới tâm lý chủ quan khi hoàn thành xong công việc, chẳng có ai lại nghĩ ngay đến việc chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo mà đa số nghĩ đến việc nghỉ ngơi cho khỏe đã! Vì vậy đừng tỏ ra chủ quan, nhởn nhơ nhất là khi bạn không phải là thiên tài!
Hội chứng “xào nấu”
Hội chứng này thường liên quan tới việc những cơ sở hiện thực đã được “xào nấu” để dùng trong các buổi họp quan trọng. Dĩ nhiên các sếp nhà ta vẫn luôn đủ tỉnh táo để nhận ra mùi “xào nấu” trong những ý kiến lập luận của các “bếp trưởng” này vốn là để lấp liếm cho nhau.
Và để ý các sếp thỉnh thoảng cũng có những câu nói bông đùa, những câu hỏi thăm dò cứ tưởng là “để cho vui” nhưng lại có thể khiến cho ối “bếp trưởng” lòi đuôi chỉ vì cái tật thích “khoe tài”! Luôn bám sát vào thực tế, nói đơn giản: không biết thì không cần thiết phải phát biểu!
Mất khả năng lắng nghe
Ít ra bạn phải là một trong những người có quyền cao chức trọng thì mới có thể tự cho phép mình lơ đễnh không để ý tới người khác nói gì!
Có những anh chàng rất giỏi giang, chuẩn bị sẵn cho mình một bài thuyết trình dài dằng dặc, nói liên mồm trong 20 phút nhưng ngay sau khi về chỗ là dán mắt vào chiếc điện thoại di động để nhắn tin.
Hay tệ hơn thì anh chàng ngồi thư giãn nhâm nhi cà phê mặc kệ các thành viên khác tiếp tục cuộc họp. Sau đó, dĩ nhiên anh ta sẽ bị mọi người cạch mặt, không được dự những buổi họp khác nữa, tầm quan trọng của anh ta cũng giảm hẳn cho dù anh ta có giỏi đến mức nào đi chăng nữa.
Hãy học cách lắng nghe ngay cả khi bạn không đồng ý. Những thông tin được đưa ra luôn cần thiết và không bao giờ thừa.
Không trung thực
Chưa cần bàn tới nói dối, nhưng không trung thực ở đây có thể hiểu là khi bạn sợ phải nói với sếp những điều mà sếp không muốn nghe. Tình hình kinh doanh không được khả quan nhưng bạn không dám báo cáo như vậy với sếp mà tô hồng những gì đang xảy ra để yên ủi sếp.
Chỉ tới khi bộ phận kế toán giải trình rành mạch với sếp về “bức tranh thực tại” thì mọi chuyện không chỉ là doanh số bán hàng không đạt yêu cầu mà còn là sự xuất hiện của một nhân viên không đáng tin trong mắt sếp.
Trung thực quá đáng
Điều này không có nghĩa là bạn cần phải lên gặp sếp ngay khi nhận kết quả doanh số bán hàng để thể hiện sự lo lắng, bi quan tột độ!
Đó là một giải pháp không thông minh và chắc chắn bạn sẽ không được đánh giá cao với sự trung thực thái quá này.
“Chúng ta đang gặp phải một vài vấn đề không như mong muốn nhưng hy vọng là mọi chuyện sẽ cải thiện trong tuần tới!” – chỉ với một thông điệp đơn giản vừa trung thực lại vừa tế nhị chắc chắn sẽ được đón nhận tích cực hơn.
Sự thật giống như sôcôla vậy: một miếng nhỏ có thể mang tới sự hài lòng; quá nhiều có thể gây nguy hiểm. Một nhân viên khôn ngoan luôn biết cách truyền tải thông tin tới sếp vừa đủ.
Tính “Thiên Lôi”
Một nhân viên luôn dự các buổi họp với gương mặt cau có. Bài diễn thuyết được trình bày rõ ràng, mạch lạc đến nỗi mọi người không ai dám phản bác vì những ý tưởng tốt cộng với phong cách... mạnh bạo!
Không hẳn vì những ý tưởng đó đã đủ hoàn hảo để mọi người đồng loạt nhất trí mà đơn giản vì mọi người chỉ muốn “dĩ hòa vi quý”, không muốn giây với “mắm tôm”.
Dĩ nhiên có thể trước đó có nhiều chuyện khiến bạn bực mình nhưng hãy tạm gác “cái sự bực mình” đấy lại để đảm bảo không khí buổi họp không nặng nề, “khó thở” đối với những người tham gia! Tươi tỉnh lên một chút để mọi người làm việc thoải mái hơn, hiệu quả hơn!
Chưa đủ khéo
Nôm na là việc nhận công và nhận lỗi của bạn phải thật là khéo léo. Theo lẽ tự nhiên, ai cũng muốn mình là người có công nhiều nhất.
Tuy nhiên, tốt hơn hết, bạn chỉ nên nhận nhiều nhất là 70% công trạng về mình và dành 30% còn lại cho những người xung quanh. Còn việc nhận lỗi thì không đơn giản chút nào.
Không bao giờ trốn tránh trách nhiệm, lỗi lầm do mình gây ra – đấy là câu nói có thể sáo mòn nhưng chẳng mấy ai đủ can đảm để đương đầu. Và sự thật là chẳng ai có thể ưa nổi những kẻ hèn kém, chui lủi, chỉ lo quanh co chối tội.
Và hãy để ý xem nếu như cấp trên của bạn thực sự cần được ghi công, hãy để cấp trên nhận thay bạn. Hoặc nếu như cấp trên của bạn không thể dính dáng tới một số sơ xuất, hãy nhận thay.
Cấp trên sẽ đánh giá cao khi bạn tỏ ra khéo léo một cách tinh tế và bạn không phải lo thiệt. Ở đây chúng ta đang nói đến khía cạnh phải khéo léo, tinh tế trong việc nhận công hay nhận lỗi. Dĩ nhiên nếu như tình trạng cướp công và đổ lỗi diễn ra như cơm bữa thì đấu tranh đòi quyền lợi là giải pháp “khéo” nhất!
Tuấn Huy