Barbara Minto - Bùi Quang Minh dịch
“Nguyên lý kim tự tháp Minto” được phát triển dựa trên kinh nghiệm làm việc của tác giả - Barbara Minto - tại McKinsey & Company, Inc. Hiện nay, bà điều hành Công ty riêng của mình - Minto International, Inc. - chuyên cung cấp dịch vụ đào tạo, huấn luyện Nguyên lý Kim tự tháp cho các hãng tư vấn nổi tiếng tại Mỹ và châu Âu cũng như các tổ chức lớn của chính phủ. Một trong những khách hàng của bà là Bob Waterman và Tom Peters – các tác giả của cuốn sách “Đi tìm sự hoàn hảo” (In Search of Excellence). Cuốn sách cung cấp những kiến thức bổ ích giúp chúng ta nắm vững các kỹ năng viết, đọc, tư duy, thuyết trình hay giải quyết vấn đề. Cuốn sách này được đưa vào chương trình giảng dạy của nhiều trường đại học và trung học tại Mỹ và cũng được các hãng tư vấn lớn trên thế giới sử dụng như một cuốn giáo trình thiết thực.
Vấn đề bạn thường gặp phải khi viết lách là bạn biết mình muốn viết về cái gì, nhưng bạn cảm thấy thật lộn xộn, bạn không biết phải viết những gì và viết như thế nào. Cảm giác bất ổn này càng tăng cao bởi trong thâm tâm bạn luôn đòi hỏi xác lập bố cục rõ ràng cho các ý tưởng mà mình ngẫu nhiên đưa ra.
Tuy nhiên, có một cách giải quyết tốt hơn là bạn hãy nghĩ xem mình có thể viết được gì. Để bắt đầu, bạn sẽ viết ra một câu đủ chủ ngữ và vị ngữ, đặt nó ở trên cùng. Như vậy, chủ ngữ của câu sẽ là chủ thể của tất cả những gì bạn viết sau đó.
Hơn nữa, câu này sẽ giúp trả lời câu hỏi thường trực trong đầu bạn. Mỗi khi gặp tình huống rắc rối nảy sinh, người đọc sẽ phải lưu ý chủ thể là gì. Như vậy, họ sẽ hiểu thậm chí cả các luận điểm bạn chưa rõ hoặc sắp xếp lộn xộn về sau.
Bạn có thể bắt đầu xây dựng cấu trúc kim tự tháp theo hai cách triển khai: từ trên xuống hoặc từ dưới lên, nhưng cách thứ nhất thường dễ hơn cách thứ hai và trước tiên chúng ta nên thử xem sao.
TRIỂN KHAI TỪ TRÊN XUỐNG DƯỚI
Cách này thường dễ hơn, vì ngay từ đầu bạn đã biết chắc chắn chủ đề mình viết về cái gì, và trong đoạn giới thiệu bạn sẽ cho người đọc biết ngay về nó.
Tuy nhiên, bạn không muốn chỉ đơn giản viết ra đoạn mở đầu thật hay và hoàn chỉnh, thay vào đó, bạn muốn dùng ngay cấu trúc mở này để liệt kê ra hàng loạt các ý lớn, ý nhỏ tiếp theo đang có trong đầu bạn. Nếu vậy, tôi khuyên bạn nên tuân theo quy trình được mô tả trong Minh họa 4 dưới đây.
Minh họa 4: Sự liên hệ của các yếu tố trong cấu trúc
Điền ô trên cùng
1. Chủ đề bạn bàn đến là gì?
2. Người đọc sẽ đưa ra câu hỏi gì về chủ đề này?
3. Câu trả lời là gì?
Kết hợp câu trả lời với phần giới thiệu
4. Tình huống là gì?
5. Nút thắt là gì?
2. Còn phát sinh câu hỏi và câu trả lời nữa không?
Tìm kiếm ý nhỏ
6. Và khi trả lời các câu hỏi đó còn phát sinh câu hỏi mới nào không?
7. Bạn sẽ trả lời nó theo cách quy nạp hay diễn dịch?
7. Nếu quy nạp, thì câu của bạn đưa ra là gì?
Xây dựng các ý bổ trợ
8. Nhắc lại quá trình hỏi/đáp tại cấp này
1. Hộp trên cùng của hình tháp là nơi bạn viết chủ đề thảo luận chính.
2. Chọn câu hỏi. Hình dung về người đọc, khi bạn viết xong, người đọc sẽ đặt câu hỏi gì và bạn sẽ chọn câu hỏi nào để trả lời.
3. Viết câu trả lời xuống dưới nếu bạn biết.
4. Xác định tình huống. Bước tiếp theo, bạn phải có được câu hỏi và câu trả lời rõ ràng nhất xoay quanh chủ đề này. Để làm được điều đó bạn cần đặt chủ đề lên trên tình huống và đưa ra những câu luôn luôn đúng, không cần tranh cãi. Bạn nên nhớ rằng những điều đầu tiên bạn viết ra phải được người đọc công nhận là đúng, bởi vì họ đã biết điều đó hoặc từ trước tới nay nó luôn đúng và dễ dàng kiểm chứng.
5. Khai triển nút thắt, bạn hãy bắt đầu đối thoại hỏi/đáp với bạn đọc. Bây giờ bạn hãy tự hỏi “Còn gì nữa đây?”. Nó sẽ buộc bạn phải nghĩ xem điều gì sẽ xảy ra trong tình huống đó và nhiệm vụ tiếp theo là gì. Có lẽ, sẽ có một số điều trở nên sai, một số khác sẽ nảy sinh rối rắm hoặc một số sẽ lộ rõ logic thiếu nhất quán. Từ đó gợi cho bạn hướng giải quyết bằng cách đặt câu hỏi.
6. Kiểm tra lại câu hỏi và câu trả lời. Tất cả các ý bạn khai triển ở trên ngay lập tức sẽ bổ trợ cho câu hỏi chính bạn đã viết ra. Những ý bạn lập sai hoặc đặt câu hỏi không đúng thì bạn phải nghĩ lại.
Mục đích của toàn bộ bài tập trên là đảm bảo chắc chắn rằng câu hỏi bạn đang cố gắng trả lời là gì. Khi bạn đã có trong tay câu hỏi, mọi thứ sẽ trở nên tương đối dễ dàng.
Tôi muốn chứng minh suy nghĩ của bạn sẽ phát triển theo hướng nào bằng việc sử dụng bài tập chép lại trong bản ghi nhớ ở Minh họa 5 dưới đây. Nó được lấy từ Phòng kế toán của một Công ty nước giải khát lớn ở Mỹ.
Khi giao sản phẩm tới khách hàng, những người lái xe của Công ty này sẽ mang về Phòng kế toán một phiếu giao nhận, ghi rõ mã số cùng ngày tháng và số lượng hàng đã giao. Phiếu giao nhận này là cơ sở của hệ thống hóa đơn, hoạt động như sau:
Một Một trong những khách hàng của Công ty, cửa hàng hamburger lớn có tên là “Big Chief”, thường phải thực hiện việc giao nhận nhiều lần trong ngày. Chính vì mục đích tính toán trên mà nó phải lưu chứng từ hằng ngày, nên số lượng hóa đơn ngày một tăng. Khi không thể lưu hết lượng chứng từ đó, họ bèn đưa ra giải pháp, ghi lại vào đĩa cứng, tính tổng và sau đó gửi đĩa đó kèm bản kiểm duyệt về trụ sở chính Công ty mỗi tháng một lần. Nói cách khác, hệ thống hóa đơn chứng từ được rút ngắn lại chỉ một ngày như sau:
MỘT NGÀY
Nhận đĩa ► Xử lý
Và kiểm tra thanh toán
Khi chúng tôi hỏi kế toán trưởng về việc thay đổi này có mang tính khả thi hay không, anh ta đã trả lời bằng bản báo cáo sau:
Minh họa 5: Các ý không trả lời cho câu hỏi
Người nhận: Mr. Robert Salmon
Người gửi : John J. Jackson
Chủ đề : Big Chief Ngày:
Tôi được yêu cầu xem lại tính khả thi của việc xử lý phiếu giao nhận N/A số 8306 thông qua máy tính chuyển tới hệ thống kế toán của Công ty. Quá trình này được thực hiện bởi công ty Big Chief và công ty chúng ta. Tôi đã hoàn thành kiểm tra theo yêu cầu của Công ty và thấy rằng:
1. Yêu cầu đầu tiên của chúng ta với việc chấp nhận bất cứ dữ liệu kế toán nào có nguồn gốc từ bên ngoài đó là chỉ chấp nhận bản ghi theo mẫu sau:
a. Số liệu nhập
b. Số liệu xuất
c. Số ghi phiếu
d. Số lượng tiền của mỗi phiếu
e. Ngày giao hàng của mỗi phiếu
Nếu Big Chief không có sẵn số liệu nhập và số liệu xuất thì chúng ta sẽ cung cấp cho họ thông tin lấy từ tệp danh mục Khách hàng gốc của chúng ta. Thông tin này sau đó sẽ kết hợp với hệ thống của Big Chief, tạo thuận lợi cho quá trình xử lý chứng từ sau này.
2. Big Chief sẽ đưa ra một chương trình rút gọn chạy đối lại file (A/P ghi nợ) để lưu gộp tất cả các thông tin chứng từ hiện tại vào đó. Chương trình này tạo một file cho cổng ra hợp với định dạng được chấp nhận dành cho hệ thống phụ APNND, Hỗ Trợ Nhận Thẻ (Bản Ghi Tổng Hợp). Dữ liệu này được lưu vào một đĩa có mẫu sẵn, sau đó gửi tới chúng ta để cân đối số liệu. Cùng lúc, chúng ta thực hiện kiểm tra Big Chief bằng một danh sách chi tiết ghi trên đĩa ( xem bản báo cáo tổng hợp), và sau đó sẽ gửi tới Hệ thống Kế toán tổng hợp của Công ty để khóa sổ.
Sau khi Phòng xử lý dữ liệu nhận đĩa này, chúng ta sẽ tự động cân đối số liệu theo mẫu đã lập trình sẵn. Kết quả cuối cùng của quá trình cân đối này đó là lượng tiền nhận về phải khớp với số liệu ghi trên đĩa, hay độ vênh phải bằng 0.
3. Sau khi hoàn thành, đĩa đã được cân đối này sẽ được xử lý tại hệ thống kế toán tổng của Công ty, tại đây nó sẽ được khớp đầy đủ với số ghi phiếu và bản kết toán hóa đơn của toàn Công ty.
Qua đây, chúng ta biết được hệ thống mới hoạt động như thế nào, nhưng thực sự nó không trả lời cho câu hỏi chính.
Nếu bạn là anh ấy và sử dụng kỹ thuật trong Hình 4 thì bạn có thể sẽ tiến hành các bước sau:
1. Bạn vẽ một ô và tự hỏi: “Chủ đề mình sẽ viết vào đó là gì?” (Big Chief yêu cầu thay đổi).
2. Tôi trả lời Câu hỏi nào trong tâm trí người đọc về chủ đề này tôi cần trả lời? (Đó có phải là ý tưởng tốt hay không?)
3. Và câu trả lời là gì? (Có)
4. Giờ bạn hãy kiểm tra xem Câu hỏi và Câu trả lời đó có thực sự cần đưa ra trong phần giới thiệu không, nó có gắn kết với chủ đề nêu ra ở trên không? Để làm được điều đó bạn phải đặt Chủ đề lên trên Tình huống. Câu đầu tiên của tình huống phải là câu về chủ đề, được người đọc chấp nhận như một thực tế không thể chối cãi. (Họ đã yêu cầu thay đổi quá trình).
Khi bạn viết lời giới thiệu trong đoạn này bạn sẽ giải thích nguồn gốc thay đổi, nhưng với mục đích làm sáng tỏ ý của đoạn văn.
5. Giờ bạn hãy hình dung người đọc sẽ nói “Vâng, tôi hiểu điều đó, vậy thì còn gì nữa đây?” Từ đó sẽ trực tiếp dẫn bạn tới Nút thắt (Bạn trả lời vì sao cần phải chú ý). Câu trả lời đưa ra lúc này tạo ấn tượng trong tâm trí người đọc (Cái gì là đáng để chú ý), bạn làm rõ bằng cách đặt mình vào vị trí người đọc và hỏi “Điều đó có ý nghĩa hay không?”. Khi bạn thấy câu trả lời là thỏa đáng thì bạn đã tự kiểm định được yêu cầu của người đọc rồi.
6. Sau khi khẳng định rằng sự thay đổi trong hệ thống này là có ý nghĩa, bây giờ bạn có thể xuống dưới để tiếp tục phát triển ý mới bằng cách thay thế người đọc đặt câu hỏi ngược lại. (Tại sao?)
7. Câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi Tại sao luôn phải là “nguyên nhân”. Vì vậy, bạn cần tìm ra tất cả các ý nhỏ phù hợp với chủ đề. Trong ví dụ trên nguyên nhân bạn đưa ra có thể là?
· Nó sẽ cho chúng ta thông tin cần thiết.
· Nó sẽ làm tăng lợi nhuận thực tế của chúng ta.
· Nó sẽ làm giảm khối lượng công việc của chúng ta xuống.
8. Sau khi xác định những ý trên là đúng và hợp logic, bước tiếp theo bạn chuyển xuống tầng dưới và thiết lập các ý nhỏ bổ trợ cho từng ý lớn trên. Tuy nhiên, trong trường hợp văn bản quá ngắn, bạn không cần phát triển một cấu trúc dài hơn thế. Các ý nhỏ bổ trợ dường như đã có sẵn trong đầu bạn và có thể viết ra dễ dàng.
Minh họa 6: Các ý trả lời cho câu hỏi
Chắc bạn cũng biết, các nhà văn đã ứng dụng phương pháp xây dựng cấu trúc từ trên xuống này để đưa thông điệp đến với độc giả dễ dàng và lôi cuốn.
TRIỂN KHAI TỪ DƯỚI LÊN TRÊN
Đôi khi, bạn thấy suy nghĩ của mình chưa đầy đủ để viết từ trên đỉnh kim tự tháp xuống do bạn chưa xác định được chủ đề cần viết là gì, hoặc yêu cầu với bạn không rõ ràng, hay có thể bạn không nắm chắc bạn đọc đã biết hay chưa biết những gì.
Khi gặp những trường hợp như vậy, đơn giản bạn chỉ cần tìm Các ý nhỏ trước.
Bạn nghĩ ra bất kỳ ý nhỏ nào cũng tốt, nhưng thường bạn không làm được. Đừng nên thất vọng. Bạn có thể tìm ra ý tưởng theo 3 bước sau:
1. Lập danh sách tất cả các ý nhỏ bạn có thể nghĩ ra.
2. Tìm mối liên hệ giữa chúng
3. Đưa ra các kết luận.
Một lần nữa, tôi muốn chứng minh rằng nếu sử dụng kỹ thuật 3 bước trên thì văn bản sau đây sẽ khác đi như thế nào (Minh họa 7). Đây là bản báo cáo được một người tư vấn viết gửi Giám đốc sau hai tuần làm việc đầu tiên. Khách hàng của họ là một Công ty in ấn tại Anh.
Tôi không biết gì về tình huống cũng như chủ thể hay một thứ gì khác trong bản báo cáo này. Vì vậy, chúng ta tạm gọi văn bản này là một hệ thống đóng và chưa phán quyết xem những điều anh ta nói là đúng hay sai. Chúng ta chỉ làm rõ những gì được viết.
Minh họa 7: Viết lan man
Người nhận: Ngày:
Người gửi : Chủ đề: TTW
Sau đây là bản tóm lược kết quả làm việc hai tuần qua.
Như chúng ta đã biết, giá thành xuất bản phẩm là quan trọng nhất, hiện nay theo bảng giá mới lập thì số liệu là 40% đối với sách bìa cứng, 50 - 55% với sách bìa mềm.
Những yếu tố quan trọng nhất hình thành nên giá xuất bản gồm:
Sắp xếp bố cục 30 - 50%
Đọc 17 - 25%
In thử và duyệt lại 10 - 16%
Trang trí 10 - 20%
Lên khuôn và sắp chữ 10 - 15%
So sánh với tiêu chuẩn PAR thì TTW cho năng suất tương đối thấp. Hiện tại các chuyên gia ngành xuất bản đang xem xét các mẫu cụ thể mà tôi cung cấp.
Các công đoạn xuất bản vẫn phải thực hiện theo các trình tự cơ bản để cố gắng đạt chất lượng tốt. Điều này cũng giải thích một phần cho lý do vì sao chúng thiếu tính cạnh tranh trong ngành xuất bản.
Cách giải quyết tốt nhất là hãy để ý tới những gì nằm đằng sau giá xuất bản của Công ty Aylesbury. Tôi cũng đã nói chuyện với Roy Walter, Brian Thompson và George Kennedy. Kennedy tỏ ý muốn giúp làm một thí nghiệm để tìm ra nguyên nhân: 1) Nếu có thể loại bớt một vài bước trong quá trình biên soạn. 2) Tìm ra nguyên nhân làm năng suất giảm, ví dụ tại sao xếp hạng lại không đạt chuẩn PAR.
Hiện tại, công việc sắp chữ đang quá tải. Hầu hết các công đoạn thực hiện không đạt chỉ tiêu đặt ra. Việc này diễn ra một phần là do chúng ta sắp chữ bằng tay. Hơn nữa, mứuc lương mà TTW trả cho thợ sắp chữ lại thấp hơn mức của các thợ in khác trong khu vực và điều này đang trơ83 thành một trong những nguyên nhân gây cản trở việc thu hút và giữ chân thợ sắp chữ.
Hiện tại, TTW đang phải đối mặt với yêu cầu mới. Đã có hai người bỏ việc.
Bộ phận sắp chữ đang thiếu người so với dự kiến, nhân viên phải làm thêm ngoài giờ, chi phí tăng ca đang vượt quá 50% ngân sách.
KẾT LUẬN
1. Phương án khả thi để giảm chi phí sắp chữ:
a) Đơn giản hóa quá trình xử lý nhằm giảm giá thành.
b)Tăng năng suất bằng việc thay đổi phương thức làm việc.
2. Để thực hiện phương án thứ nhất, cần tiến hành thử nghiệm trong các công đoạn cụ thể, sau đó là tổng thể quá trình sắp chữ, tiến hành lược bỏ một vài công đoạn đơn giản, kiểm soát những tác động phụ trong đảm bảo chất lượng đồng thời xem xét phản ứng của khách hàng. Khoản chi phí mà chúng ta tiết kiệm được có thể lên đến 10% tổng chi phí sắp chữ.
3. Phương án thứ hai nhằm làm giảm chi phí đòi hỏi sự nghiên cứu các phương thức sản xuất chi tiết. TTW thấp hơn 20-50% so với chuẩn PAR trong lĩnh vực sắp chữ nói chung cũng như lĩnh vực sắp chữ thủ công. Lẽ ra, TTW có thể làm tốt hơn thế
4. Hãy so sánh giữa TTW và Baird, Purnell hay Waterlow ta có thể kết luận rõ hơn. George Kennedy và Roy Walter dường như cũng rất quan tâm đến việc so sánh. Tôi đã nói với họ rằng điều đó chỉ có ý nghĩa sau khi kiểm nghiệm tất cả.
5. Quan điểm về vấn đề chi phí sắp chữ tại Aylesbury cũng rất khác nhau. Gerry Calvert thấy rằng giá hiện tại là khá cao, trong khi George Kennedy thì phàn nàn chẳng có chứng cứ gì chứng tỏ là chi phí cao, còn Roy Walter thì cho rằng, đó là chuyện ly kỳ. Tất cả họ dường như đều muốn điều tra xem như thế nào.
Bước 1: Tập hợp các ý
Vấn đề
1. Năng suất thấp trong công tác xuất bản.
2. Lặp lại các bước tương tự trong mỗi công đoạn
3. Giá cả thiếu cạnh tranh
4. Không đạt kế hoạch
5. Trả lương thấp
6. Thiếu nhân lực
7. Làm thêm nhiều
8. Đi sau PAR trong việc thiết lập và sản xuất.
Giải pháp
1. Đơn giản hóa quá trình xử lý nhằm giảm giá thành.
2. Tăng năng suất bằng thay đổi phương thức hoạt động.
Trước tiên, ta hãy làm theo các gợi ý, công việc sẽ luôn luôn dễ dàng hơn khi xác định ý tưởng hành động hơn là ý tưởng tình huống (xem Chương 7, Tóm lược một nhóm ý). Mối quan hệ giữa đơn giản hóa quá trình xử lý và thay đổi phương thức làm việc là gì? Không hề có, tuy hai là một, vì vậy chẳng có ích lợi gì trong việc phân tích những vấn đề này.
Chúng ta hãy xem kỹ các vấn đề trên bước 1, rõ ràng chúng có mối quan hệ nhân quả với nhau và có thể được trình bày lại như sau:
Bước 2: Tìm ra mối liên hệ
Ở đây, ta phân tích thành hai tầng nguyên nhân, với lý do có thể bỏ sót ý. Bây giờ các bạn đã sẵn sàng viết ra một vài kết luận rồi. Hoặc là vấn đề chính anh ta muốn nói ở đây là giá cao do năng suất thấp và làm thêm giờ quá nhiều, hoặc là để giảm giá bạn phải đơn giản hóa phương thức lao động và tăng lương.
Bước 3: Kết luận
Để quyết định chọn kết luận nào, bạn phải hình dung xem lời giới thiệu như thế nào. Ấn tượng đầu tiên mà cũng là điều người đọc đã biết là gì? Rõ ràng anh ta biết giá cả là quan trọng, TTW có giá thành thiếu cạnh tranh, mà cũng có thể chẳng ai ở TTW biết giá như thế là cao quá hay không? Trong trường hợp đó ý nghĩ của bạn có thể đi theo các hướng sau:
1. Tình huống =
Thay đổi giá
2. Câu hỏi =
Nó có quá cao không?
3. Trả lời =
Có
4. Tình huống =
Thay đổi giá là nhân tố quan trọng nhất trong tổng giá
5. Nút thắt =
Nếu không rõ giá cao có tác động hay không, thì tính cạnh tranh kém đã chỉ ra điều đó.
Câu hỏi (2) =
Có thể giảm giá không?
Trả lời (3) =
Có
6. Câu hỏi mới =
Làm như thế nào?
7. Ý nhỏ =
Loại bỏ các bước không cần thiết trong quá trình sản xuất đồng thời nâng mức lương tới mức cạnh tranh.
Minh họa 8 sau cho thấy việc tái tạo lại các ý trên thành một bản báo cáo mới có thể chấp nhận được. Bạn có thể không đồng ý với các lý do nhà tư vấn đưa ra, nhưng chí ít người đọc cũng có thể xác định được xem là mình có nhất trí về điều đó hay không, hoặc thấy nghi vấn điều gì.
Tôi đã sắp xếp, viết lại đủ bản báo cáo này để cho thấy trong đoạn giới thiệu chứa đựng cả tất cả ý chính cho toàn văn bản. Trong đoạn này, người đọc có thể nắm bắt được tất cả mọi điều bạn nghĩ chỉ trong 30 giây đầu. Còn sau đó là các phần mà bạn muốn giải thích hay bảo vệ quan điểm, thì họ có thể khẳng định chẳng có gì quan trọng và đáng ngạc nhiên cả. Cho nên, họ có thể bỏ qua hay đọc lướt không có thời gian. Nếu tất cả những gì bạn nghĩ và viết ra mà người đọc thấy không rõ ràng trong 30 giây đầu tiên thì bạn nên viết lại.
NGUYÊN LÍ KIM TỰ THÁP MINTO
Tác giả: Barbara Minto
Dịch giả: Bùi Quang Minh
NXB Trẻ, 2008
Số trang: 356, Khổ 16*24, Giá 62.000 VND
Cuốn sách được xuất bản theo hợp đồng chuyển nhượng bản quyền giữa Công ty cổ phần Tinh Văn và Barbara Minto
(Còn nữa)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét