Nguyên lí Kim tự tháp Minto (Phần 3)

Barbara Minto - Bùi Quang Minh dịch

“Nguyên lý kim tự tháp Minto” được phát triển dựa trên kinh nghiệm làm việc của tác giả - Barbara Minto - tại McKinsey & Company, Inc. Hiện nay, bà điều hành Công ty riêng của mình - Minto International, Inc. - chuyên cung cấp dịch vụ đào tạo, huấn luyện Nguyên lý Kim tự tháp cho các hãng tư vấn nổi tiếng tại Mỹ và châu Âu cũng như các tổ chức lớn của chính phủ. Một trong những khách hàng của bà là Bob Waterman và Tom Peters – các tác giả của cuốn sách “Đi tìm sự hoàn hảo” (In Search of Excellence). Cuốn sách cung cấp những kiến thức bổ ích giúp chúng ta nắm vững các kỹ năng viết, đọc, tư duy, thuyết trình hay giải quyết vấn đề. Cuốn sách này được đưa vào chương trình giảng dạy của nhiều trường đại học và trung học tại Mỹ và cũng được các hãng tư vấn lớn trên thế giới sử dụng như một cuốn giáo trình thiết thực.

Minh họa 8: Kết luận rõ ràng

Người nhận:
Người gửi:
Chủ đề: TTW

Tôi đã dành hai tuần để xem xét chi phí trong ngành xuất bản sách. Như chúng ta đã biết chi phí xuất bản chiếm 40% đối với sách bìa cứng, 50 - 55% đối với sách bìa mềm. Nhưng TTW không biết rằng chi phí này là quá cao và Công ty bị đánh giá là không có tính cạnh tranh trong làng xuất bản.

Theo tính toán sơ bộ của chúng tôi, chi phí xuất bản có thể được cắt giảm một cách tương đối bằng cách:

· Loại bỏ những công đoạn không cần thiết trong quá trình xuất bản.

· Tăng lương ngang bằng các đối thủ.

CÁC BƯỚC LOẠI BỎ CÔNG ĐOẠN KHÔNG CẦN THIẾT

TTW xếp dưới mức chuẩn PAR 20 - 50% trong việc sử dụng thiết bị và thủ công. Qua quan sát kỹ quy trình xuất bản ta thấy có rất nhiều công đoạn lặp đi lặp lại với mục đích đạt được chất lượng cao, nhất là với dạng tiểu thuyết hay sách kinh thánh. Điều này lý giải tại sao chúng ta bị xem là thiếu tính cạnh tranh.
Tôi đã thảo luận vấn đề này với Roy Walter, Brian Thomson và George Kennedy. Kennedy tỏ ý muốn giúp áp dụng một thử nghiệm để tìm ra (1) công đoạn nào cần loại bỏ, đặc biệt với những công đoạn đơn giản, và (2) nguyên nhân tại sao ta lại đứng sau PAR.

Đầu tuần tới, chúng tôi sẽ tiến hành lược bỏ một vài công đoạn đơn giản nhằm kiểm soát những tác động phụ trong việc đảm bảo chất lượng, đồng thời xem xét phản ứng của khách hàng. Việc này có thể giúp giảm chi phí trên 10% trong tổng chi phí xuất bản. Chúng tôi cũng sẽ tiến hành nghiên cứu chi tiết các biện pháp nhằm giảm khoảng cách với PAR.


TĂNG LƯƠNG

Do trả lương thấp hơn các nhà in trong khu vực vì thế TTW rất khó tuyển dụng và giữ chân các thợ sắp chữ ở lại. Hai người trong số họ đã bỏ việc làm, vì vậy, vấn đề nhân lực thiếu trầm trọng. Kết quả là, hầu hết khối lượng công việc đều không hoàn thành đúng kế hoạch và thời gian làm việc ngoài giờ đã vượt quá 50%.

Hiện tại, Công ty đang phải đối mặt với áp lực tăng lương. Chỉ bằng cách tăng lương chúng ta mới có thể tuyển dụng được những người phù hợp và loại bỏ tình trạng làm thêm ngoài giờ.


Hơn nữa, việc ghi đậm các đề mục như thế có tác dụng giúp người đọc nhanh chóng tìm ra các ý chi tiết. Điều này càng có ích hơn với các văn bản dài. Một vấn đề nữa mà bạn quan tâm là các đề mục nên được viết theo cách nào (xem Chương 10, Trình bày khối kim tự tháp lên giấy), bạn không nên phản ánh chúng theo kiểu phân loại mà phải thực sự coi chúng là các ý tưởng. Ví dụ, chẳng ai lại viết đề mục bằng các cụm từ như: “ Nhận thấy” hay “ Kết luận”. Những kiểu viết như thế sẽ chẳng đáng để đọc.

Cuối cùng, một chú ý nữa về cách viết. Bạn để ý thấy giữa bản báo cáo TTW gốc và bản viết lại có rất ít sự khác biệt về việc sử dụng ngôn từ, cũng như câu. Sự rõ ràng, mạch lạc trong văn bản thứ hai có được là nhờ việc thiết kế ý tưởng theo cấu trúc khối kim tự tháp chứ không phải là sự thay đổi trong phong cách viết.

LỜI KHUYÊN CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

Nắm vững được các nguyên lý xây dựng khối kim tự tháp trong tay tạo cho bạn khả năng phát triển một ý tưởng ở bất kỳ một điểm nào của khối kim tự tháp và từ đó khám phá ra mọi thứ khác. Điều quan trọng bạn đã có khả năng kết hợp triển khai ý theo hai cách: từ trên xuống hay từ dưới lên.

Tôi đã cố gắng trình bày với các bạn chính xác những gì cần phải làm theo cách thông thường, nhưng khả năng của bạn là vô tận, vì vậy phát sinh vấn đề là không tránh khỏi.


Sau đây là phần trả lời cho những câu hỏi thông dụng của người mới sử dụng khối kim tự tháp.



1. Trước tiên, hãy cố gắng luôn triển khai ý từ trên xuống. Lúc bạn chuẩn bị viết ra một ý tưởng bạn cảm thấy đó là một ý tưởng hay và đúng. Bạn khó có thể nhìn nhận một cách khách quan cũng như dám loại bỏ nó khỏi đầu mình. Vậy, muốn kiểm nghiệm điều đó bạn hãy nghe theo lời khuyên sau đây: Đừng cố gắng đọc và viết ra ngay những gì bạn đang nghĩ, hãy lập ra cấu trúc thật đơn giản hợp với khả năng của bạn. Cuối cùng, khi thấy dàn ý chắc chắn bạn sẽ hài lòng cho dù chúng chỉ là những ý rời rạc.
2. Sử dụng Tình huống làm điểm bắt đầu suy nghĩ trong phần giới thiệu. Những gì bạn muốn nói trong phần giới thiệu? Đó là Tình huống, Nút thắt, Câu hỏi và Câu trả lời. Bạn có thể đặt các yếu tố này ở bất kỳ đâu khi bạn viết tùy thuộc vào ảnh hưởng bạn muốn tạo ra. Tuy nhiên, để bắt đầu suy nghĩ về tình huống bạn nên bám theo Nút thắt, Câu hỏi theo trật tự.
3. Đừng xem nhẹ phần giới thiệu. Thường khi ngồi viết, ý chính luôn chi phối tâm trí bạn, kéo theo câu hỏi được đặt ra rất rõ ràng. Xu hướng tiếp theo là nhảy ngay xuống dưới để trả lời câu hỏi đó. Đừng nên để bị cuốn theo như thế. Hầu hết các bạn đều nghĩ khi xây dựng cấu trúc thông tin cần tuân thủ đúng khuôn mẫu ý Tình huống hoặc ý Nút thắt, vì thế các bạn tự ép mình vào luận cứ hết sức phức tạp, cồng kềnh và mang tính suy diễn. Hãy lựa chọn thông tin giới thiệu trước, sau đó thả lỏng thoải mái hướng tới các ý tưởng ở cấp dưới.
4. Luôn đưa trình tự thời gian vào phần giới thiệu. Người đọc không thể biết “đã có chuyện gì xảy ra” trong phần thân bài, mặc cho bạn có cố hết sức giải trình với họ các dữ kiện. Thân bài có thể chỉ chứa các ý và các ý này có thể chỉ liên kết với nhau về logic. Có nghĩa là chúng có mối quan hệ nhân quả với nhau mà bạn đã khám phá ra được thông qua phân tích. Vậy trình tự thời gian không tồn tại trong kết quả của tư duy logic, thế nên các ý cũng không chứa trình tự thời gian.
5. Hãy giới hạn phần giới thiệu trong những gì người đọc công nhận là đúng. Giới thiệu là nói lên những gì người đọc đã biết rồi. Tất nhiên, nhiều lúc bạn cũng không biết chắc họ có thực sự biết điều đó chưa, nhiều lúc bạn biết rõ là họ không biết tí gì cả. Nếu quan điểm đó được kiểm chứng dễ dàng nhờ vào quan sát thực tế là đúng, nhưng nếu người đọc đoán chừng là “biết” thì dường như nó không phải là sự thật.

Đồng thời, hãy lưu ý không được đưa bất cứ thứ gì mà người đọc chưa hề biết vào phần giới thiệu, bao gồm, thông tin xuyên tạc những gì họ đang nghi ngờ, và tất nhiên ngược lại, những thông tin nằm ngoài dàn ý chính, sử dụng thông tin trong các ý nhỏ (bậc 1,2) mà loại bỏ thông tin chính, điều này gây cho người đọc sự hiểu lầm và chuyển hướng sang câu hỏi khác.

6. Sử dụng phương pháp quy nạp tốt hơn diễn dịch khi triển khai các luận cứ dưới ở cấp ý nhỏ. Vấn đề này được thảo luận đầy đủ hơn ở Chương 5, Diễn dịch và quy nạp: Sự khác nhau. Dùng phương pháp quy nạp ở cấp luận cứ làm cho người đọc dễ dàng bị lôi cuốn hơn vì họ không cần mất nhiều công sức để đọc hiểu. Chính trong cách tư duy phát triển ý của bạn là quá trình diễn dịch, nhưng bạn tư duy theo cách đó không có nghĩa bạn cần thể hiện ra theo cách đó. Bạn hãy tư duy theo cách diễn dịch nhưng hãy trình bày theo hình thức quy nạp.

Giả sử bạn muốn mua một cửa hàng, hãy đề nghị họ giới thiệu các lý do theo cách diễn dịch sau:

Ở đây có ba ý nhưng vẫn không làm nổi bật câu hỏi. Tuy bạn thừa nhận đã tuân thủ theo trình tự từ trên xuống nhưng dường như ba ý của bạn không làm đoạn văn sáng tỏ hơn. Đây là cách trình bày lạm dụng cấu trúc, và tóm lại dùng phương pháp quy nạp sẽ mang lại nhiều hiệu quả giao tiếp hơn.

PHẦN 4: NHỮNG ĐIỂM CẦN CHÚ Ý KHI VIẾT PHẦN GIỚI THIỆU

Bằng việc tóm lược những điều người đọc đã biết và sẵn sàng đón nhận, phần giới thiệu vô hình trung xác lập câu hỏi thích hợp mà bạn đọc sẽ tìm thấy câu trả lời trong văn bản của bạn. Sau đó bạn tập trung sức để trả lời nó.

Phần giới thiệu luôn có dạng một câu chuyện, nghĩa là đưa ra một tình huống quen thuộc, nút thắt là yếu tố dẫn dụ làm bật ra câu hỏi và sau đó câu trả lời. Hình thức câu chuyện này là một phương thức hữu ích nhất để tổ chức kiến thức của người đọc. Hình dung khái quát như vậy tạo cho bạn khả năng tìm ra được cấu trúc của các văn bản ngắn nhất một cách dễ dàng, đặc biệt trong những phần mở đầu hầu như đều có giới hạn về độ dài.

DƯỚI DẠNG MỘT CÂU CHUYỆN

Phần giới thiệu được hình dung như vòng tròn trên đỉnh khối kim tự tháp, nó nằm tách khỏi cấu trúc đó (Minh họa 9). Nó nêu ra câu chuyện người đọc đã biết đến, thông qua đó phát triển tình huống, ý nút thắt, đặt câu hỏi và trả lời. Tại sao nó luôn luôn phải là hình thức một câu chuyện? Tại sao phải là câu chuyện người đọc biết rồi?

Minh họa 9. Phần giới thiệu nên viết thành một câu chuyện







Vì sao cần một câu chuyện?

Nếu suy nghĩ một chút, bạn sẽ nhận thấy người đọc rất thích đọc một câu chuyện được cho là vừa hấp dẫn vừa ý tứ. Trong đầu họ có vô số ý nghĩ về các chủ đề khác nhau, tuy rời rạc lộn xộn, nhưng với họ chúng lại rất thân quen, gần gũi và thú vị. Nó đòi hỏi họ phải nỗ lực tập trung tìm ra những thông tin có ích. Họ sẽ vui vẻ làm điều đó nếu có động lực.

Nếu háo hức muốn biết bạn viết những thứ gì, người đọc sẽ cố tập trung vào những gì bạn sắp nói. Giống như tất cả chúng ta đã từng có lúc đọc một trang sách và đọc một nửa thì đột nhiên phát hiện ra ta chẳng hiểu một từ nào cả. Đó là vì chúng ta đã không gạt bỏ sang một bên những gì bên ngoài khác dẫn dụ ta.

Do vậy, bạn phải có cách giúp người đọc dễ dàng loại bỏ những ý nghĩ khác ra ngoài và tập trung vào vấn đề chính đang nói. Một kiểu dẫn dụ u tối là dạng câu chuyện không hồi kết. Ví dụ tôi kể với bạn rằng:

“ Hai người đàn ông xứ Ai-len gặp nhau trên một chiếc cầu vào lúc nửa đêm ở một thành phố lạ…”

Tôi đã thu hút được sự chú ý của các bạn cho dù trước đó bạn đang nghĩ đâu đâu, sau đó tôi đã hướng bạn tới một khoảng thời gian và không gian cụ thể. Và bây giờ tôi có thể điều khiển tâm trí bạn đến bất cứ đâu, bạn sẽ tập trung chú ý tới những gì hai người đàn ông Ai-len nói và nếu tôi viết tiếp.

Đó là những gì bạn cần làm trong phần mở đầu. Bạn hãy thu hút sự quan tâm của bạn đọc bằng cách kể cho họ nghe một câu chuyện. Câu chuyện hay là câu chuyện có mở đầu, diễn biến và kết thúc. Thông qua đó hình thành nên tình huống, ý dẫn tới nút thắt và đưa ra hướng giải quyết vấn đề. Chính việc giải quyết lại vấn đề bây giờ lại biến thành điểm chủ đạo mà toàn văn bản sau này cần giải quyết.

Nhưng câu chuyện đó phải là một câu chuyện hay. Nếu bạn có con thì bạn cũng biết bọn trẻ có thể hiểu được tất cả các câu chuyện hay nhất dành cho trẻ con trên thế giới. Vì vậy, bạn hãy kể cho người đọc một câu chuyện thực sự hay, hoặc điều gì đó để họ cảm thấy mình đang được cung cấp thông tin tốt nhất.

Tất nhiên, nghiên cứu tâm lý cho thấy, chúng ta nên đưa ra những gì mà người đọc luôn chấp thuận trước khi đưa ra những gì mà họ có thể không chấp thuận. Người đọc dễ tiếp nhận ý kiến của bạn hơn khi bạn nêu ra những quan điểm chấp thuận được.

Nên bắt đầu tình huống ở đâu?

Hãy thành lập chủ đề theo cách bạn biết người đọc sẽ chấp thuận dễ dàng. Bởi ngay sau đó họ sẽ biết mình được nghe những điều đúng. Nếu làm khác đi bạn có thể hoặc là đi chệch chủ đề hoặc là điểm vào đề chưa hợp lý.

Khi người đọc biết trước hình thức văn bản là gì, ví như một bức thư hay một bản báo cáo thì điểm vào đề được xác định ngay lập tức. Bạn bắt đầu vào đề bằng một câu thỏa đáng, không thể chối cãi về chủ đề cũng rất thỏa đáng mà không một câu nào trước đó rõ ràng hơn, vậy không thể chối cãi rằng bạn có quyền hy vọng người đọc sẽ tự hiểu và chấp thuận điều đó.

Tuy nhiên, trong trường hợp bạn viết một bản báo cáo được lưu hành rộng rãi, hay một bài báo của một tạp chí, hay một cuốn sách, thì người đọc sẽ không khó gì khi đặt câu hỏi cho vấn đề chính bạn viết. Tuy công việc ở đây hơi khó khăn hơn một chút, nhưng bạn cứ cung cấp thông tin cho độc giả theo cách bình thường, đơn giản nhất và đưa ra lời giải thích cho vấn đề chính bằng những kiến thức thông thường, dễ được chấp nhận nhất.

Quy tắc tốt của tôi là, nếu lấy thông tin sẵn có trên Business Week[1] hay Fortune[2], thì chắc chắn rằng độc giả sẽ chấp nhận đó là sự thật. Khi họ chưa bao giờ thấy những gì giống như trước đây thì rất có thể họ sẽ nghi ngờ ngay.

Đặc điểm chủ yếu của kiểu tình huống mở là chúng gò bạn vào một không gian và thời gian nhất định, tạo cơ sở cho câu chuyện phát triển. Sau đây là một vài kiểu câu mở điển hình:

· Các nhà đầu tư năng lượng đang xem xét khả năng xuất khẩu chất alumin từ nhà máy Mostar sang Ziar của Tiệp (Bản ghi nhớ).

· Các bệnh viện lớn đang phải đối mặt với tình trạng quá tải ngày một gia tăng, và bệnh viện của Ai-len cũng không phải trường hợp ngoại lệ. (Báo cáo)

· Trải qua 2,5 triệu năm biến đổi địa chất, chỉ những công cụ lao động của con người để lại mới có giá trị thiết thực: Như các công cụ bằng đá (Báo, Tạp chí)

· Cũng giống như những người khác, các nhà lãnh đạo trong thế giới kinh doanh thời nay đều là sản phẩm của chính nền văn hóa họ đang sống (Sách)

Phản hồi chung nhất từ phía người đọc với những câu trên là gật đầu và nói: “Vâng, tôi tin chắc điều đó là đúng, nhưng thế thì sao?” Hoặc lịch sự hơn một chút: “Tại sao anh lại nói với tôi điều này?” Từ phản hồi này mở ra cho bạn khoảng trống để bạn có thể chèn phần Nút thắt vào.

NGUYÊN LÍ KIM TỰ THÁP MINTO

Tác giả: Barbara Minto

Dịch giả: Bùi Quang Minh

NXB Trẻ, 2008

Số trang: 356, Khổ 16*24, Giá 62.000 VND

Cuốn sách được xuất bản theo hợp đồng chuyển nhượng bản quyền giữa Công ty cổ phần Tinh Văn và Barbara Minto



(Còn nữa)
[1] Tạp chí Businessweek là một tạp chí toàn cầu dẫn đầu về khả năng cung cấp thông tin thị trường và phân tích nhanh các thay đổi của tình hình kinh doanh thế giới.

[2] Tạp chí Fortune là một tạp chí thuộc tập đoàn CNN có tầm ảnh hưởng rộng đến tất cả các lĩnh vực của kinh doanh, bao gồm con người, khuynh hướng, công ty ý tưởng định hình cho kinh doanh hiện đại.